El coronavirus está en España. No se trata ya de saber si va a afectar a tu negocio, sino cuándo empezará a afectar a tu empresa y cómo prepararte. Si no has definido planes de continuidad y resiliencia para asegurar que tu empresa puede enfrentarse a los impactos del coronavirus, todavía estas a tiempo de prepararte.

A continuación, algunas recomendaciones básicas desde el Instituto de Continuidad de Negocio – CONTINUAM, que se detallaran en boletines posteriores y pueden ayudarte y complementar las Directrices y Protocolos ya dados por Sanidad:

• Identifica las actividades esenciales de la empresa que tienen que seguir operativas a toda costa: identifica las actividades de tu empresa que deben seguir operativas a toda costa y cuya interrupción puede ser crítica y llegar a dejar inoperante o incluso destruir tu negocio (si tienes Planes de Continuidad de Negocio deberías tenerlas ya identificadas).
• Mide el impacto y consecuencias del coronavirus sobre los volúmenes de venta de tu empresa: identifica cual puede ser el impacto y consecuencias del coronavirus sobre tus volúmenes de ventas y en productos/servicios (si baja la previsión de volumen de venta o servicio, recuerda que puedes no necesitar todo el personal que usas en la actualidad y proceder a que teletrabajen y aislarlos en su domicilio de forma preventiva.
• Identifica el mínimo personal crítico necesario y organiza su disponibilidad en función de necesidades: Identifica dentro de tu empresa que grupos de empleados y cuantas personas tienen que estar disponibles como mínimo, en especial aquellas más críticas, y operativo en cualquier caso para realizar las actividades críticas y según tus previsiones de venta para las próximas semanas (hay departamentos que, si no están operativos durante semanas, no pasa nada y no afecta al futuro de la empresa). No te olvides de las funciones de soporte en departamentos como informática, logística… Realiza un seguimiento a diario de la disponibilidad de todo el personal interno y externo. Si pones en marcha trabajo desde casa, prioriza los recursos de conectividad para los empleados más críticos. El resto puede incluso permanecer en casa y solo conectarse cuando hay disponibilidad o en función de necesidades.
• Identifica los proveedores críticos y qué suministros son críticos: identifica los proveedores, suministros y servicios que tienen que estar operativos para tus actividades críticas. Identifica si hay alternativos, busca otros proveedores y asegúrate que tienes compromisos de entrega en toda circunstancia. Realiza un seguimiento a diario de sus disponibilidad y entrega para detectar cualquiera incidencia, en cualquier caso, ten preparadas posibles alternativas o como asumir posibles indisponibilidades si llega el caso, dentro del tu negocio.
• Monitoriza el impacto a diario: asegúrate de tener un comité de crisis que hace un seguimiento diario y varias veces al día, contrastando diferentes fuentes, de la situación de la empresa. Este comité debe ser compuesto por representantes con el nivel de responsabilidad adecuado de los departamentos que participan en la producción, entrega y servicio a los clientes además del departamento jurídico, comunicación, continuidad, seguridad, etc. Ellos deben tener el poder de decisión para asegurar la continuidad de las operaciones, informando a los órganos de gobierno de la empresa. Si no tienen la suficiente responsabilidad, no serán operativos.
• Asegurar la relación con clientes: sea honesto con los clientes, si tu empresa está afectada por el coronavirus (no puedes suministrar productos o servicios como está previsto o que algún empleado en contacto con ellos está contaminado) informa el cliente de forma ágil para que pueden tomar medidas para protegerse. Realiza un seguimiento de tus clientes y empleados para identificar cualquier cliente que está afectado por el coronavirus para limitar los contactos para no afectar negativamente a tu empresa.
• Gestiona adecuadamente la comunicación: organiza una comunicación interna regular hacia todos los empleados de tu empresa informándolos de los planes y si procede al resto de Partes Interesadas o Externa que se relacionen con tu actividad, con las recomendaciones sanitarias e incidencias que ocurren en relación con el coronavirus, te lo agradecerán y se minimizaran riesgos y posibles contagios. Además, atento a las Instrucciones de las Administraciones Públicas al respecto, mantén vías de comunicación en todo momento y por diferentes medios.

En esencia, aplica mucho sentido común y prevención en todo lo posible siguiendo las recomendaciones sanitarias y el resto que puedan complementarlas, en pro de tu negocio, las personas y de la propia sociedad.

Estas recomendaciones están basadas en la experiencia de los miembros y profesionales del Instituto de Continuidad de Negocio – CONTINUAM – durante más de una década en gestión de crisis y continuidad de negocio en pro de la cultura de resiliencia de la sociedad, sin menoscabo que siempre hay que atender las instrucciones de las Autoridades Públicas conforme vayan indicando en cada momento.

Desde la Asociación, agradecemos el marco de colaboración que mantenemos con CONTINUAM, por ser un valor importante para la comunidad de empresas y profesionales independientes que forman parte de ISMS Forum.

Fuente: Continuam