La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado nuevos materiales y recursos con los que facilitar a las pequeñas y medianas empresas su adaptación al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entró en vigor el 25 de mayo de 2016 y comenzará a aplicarse el 25 de mayo de 2018. Los materiales incluyen una ‘’Guía del Reglamento para responsables de tratamiento’’, ‘’Directrices para elaborar contratos entre responsables y encargados’’ y una ‘’Guía para el cumplimiento del deber de informar’’, todos ellos elaborados junto a la Autoridad Catalana y la Agencia Vasca de Protección de Datos.

La Agencia, en su faceta preventiva, quiere facilitar que, durante este periodo transitorio, las pymes conozcan el impacto que va a tener el Reglamento en la forma en la que tratan datos para que puedan adaptar sus procesos a la nueva normativa, ya que esta supone un cambio en el modelo de cumplimiento y exige un compromiso más activo. El objetivo es ofrecer la mayor información posible a las pymes, que suponen el 99% del tejido empresarial español. Los materiales presentados hoy son los siguientes:

– Guía del Reglamento General de Protección de Datos para responsables de tratamiento.

El documento recoge las principales cuestiones que las organizaciones deben tener en cuenta para cumplir con las obligaciones recogidas en el Reglamento. La Guía incluye en su parte final una Lista de verificación con la que las entidades pueden determinar si han dado los pasos necesarios para estar en condiciones de hacer una correcta aplicación del RGPD. Guía del Reglamento General de Protección de Datos para responsables de tratamiento

Algunas de las recomendaciones que se ofrecen en la Guía pueden ponerse en práctica de forma casi inmediata, porque tienen que ver con actuaciones que debieran iniciarse ya durante este periodo transitorio. En otros casos, esas recomendaciones o propuestas solo deberán tenerse en cuenta en el momento en que el RGPD sea de aplicación, aunque se han incluido para fomentar que las entidades puedan ir anticipándose al momento en el que las medidas sean de obligado cumplimiento. 

–Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados de tratamiento .

El RGPD establece que las relaciones entre el responsable y el encargado deben formalizarse en un contrato o acto jurídico que les vincule, regulando de forma minuciosa su contenido mínimo. Estas directrices se han realizado con la finalidad de que los contratos reflejen todos los contenidos recogidos en el Reglamento.

– Guía para el cumplimiento del deber de informar.

El RGPD concede gran importancia a la información que debe proporcionarse a los ciudadanos cuyos datos van a tratarse, estableciendo una lista exhaustiva de los contenidos que deben ser expuestos de forma clara y accesible. Esta Guía ofrece recomendaciones y soluciones prácticas sobre los modos de proporcionar esta información.

Estos recursos están incluidos en una nueva sección web específica sobre el Reglamento, que también incorpora otros elementos que pueden resultar útiles para que las entidades puedan adaptarse de forma paulatina al RGPD. La AEPD, por otro lado, se encuentra preparando una herramienta de autoevaluación online dirigida a favorecer que pequeñas y medianas empresas puedan valorar de forma rápida y sencilla si sólo realizan tratamientos que en principio plantean un bajo o muy bajo riesgo para los derechos de los interesados, y ofrecerles el acceso a las medidas de cumplimiento que el Reglamento Europeo exige en estos casos.